Quá trình làm việc không phải là đơn giản mà là sự kết hợp của rất nhiều phòng ban, các cuộc họp cũng như thảo luận liên tục… Và với khối lượng nhiều như vậy thì để mọi người có thể nắm rõ các nội dung đã được đề cập. Mỗi buổi học thì hầu như đều sẽ có một thư ký và người thư ký này có nhiệm vụ recap marketing. Điều này rất quan trọng bởi vì recap sẽ giúp bạn có thể cung cố thông tin và rất cần dành cho ai không thể tham gia buổi họp đó. Nhưng có rất nhiều người vẫn còn mơ hồ về khái niệm này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về công cụ hữu ích này.
Recap trong Marketing là gì?
Recap được dịch ra tiếng việt là biên bản họp. Việc recap là việc mà dùng để ghi chép lại những nội dung chính trong các cuộc họp, buổi gặp gỡ, thảo luận, chia sẻ, diễn thuyết. Recap không phải là viết lại hết những nội dung trên mà cần phải viết một cách có bài bản và có chọn lọc.
Vậy recap trong marketing là gì? Hiểu đơn giản là việc việc ghi chép lại các công tác hội họp về marketing, các chương trình, hoạt động của marketing.
Bạn đọc tham khảo thêm bài viết về Inforgraphic là gì
Tại sao phải recap trong marketing?
Bạn đọc đã hiểu khái nhiệm về recap trong marketing là gì? Vậy tại sao cần recap trong marketing? Và lợi ích của recap trong marketing là gì?
Có thể nói recap là một trong những kĩ năng quan trọng. Nó sẽ giúp bạn có thể nhắc lại những điểm chính của buổi họp, thảo luận đó. Đặc biệt là nó sẽ giúp cho những ai không thể tham gia buổi họp có thể nắm bắt được những ý chính của buổi họp đó từ đó khi làm việc với nhau các bên có thể phối hợp một cách ăn ý hơn.
Thực tế thì việc recap đặc biệt là recap trong marketing thì nó là những tài liệu lưu trữ giúp ích cho mọi người để có thể báo cáo với cấp trên về tình hình cũng như tiến độ của công việc. Đặc biệt là đối với sau này thì bạn sẽ không bị sơ sót ý tưởng, làm việc một cách có hệ thống hơn.
Và còn một ưu điểm này của việc recap trong marketing chính là nhằm chống lại sự lão hóa của trí não vì nó là sự tập hợp của rất nhiều cơ quan như là mắt, tai, não để có thể lắng nghe và tóm tắt trong một thời gian ngắn.
Bạn đọc tham khảo bài viết về Marketers là gì
Những thông tin nào cần được recap trong marketing
Có rất nhiều người coi thường việc recap trong marketing vì cho rằng đây là một công việc đơn giản và chưa thực sự hiểu recap trong marketing là gì. Chính vì vậy mà nhiều người thường viết lan man dẫn đến việc viết recap không hiệu quả.
Vậy những thông tin cần được recap trong marketing là gì? Để có thể ghi chú một cách nhanh chóng và đúng trọng tâm để sau đó có thể làm thành một văn bản hoàn chỉnh thì một bản recap trong marketing không thể thiếu được các thông tin sau:
Tổng quan sự kiện
Recap trong marketing thì đây là bước vô cùng quan trọng và nó cũng là bước bắt đầu của một phần nội dung recap marketing.
Để có thể viết phần này bạn cần phải dựa vào các thông tin đã được đề câp trên các phương tiện truyền thôg của sự kiện như là mục đích, đối tượng, yêu cầu, nhiệm vụ…
Bạn đọc có thể tham khảo bài viết content social là gì?
Địa điểm và thời gian
Bạn cũng cần phải ghi chú lại địa điểm diễn ra sự kiện. Việc viết địa điểm và thời gian thì cần phải chính xác và cẩn thận. Bạn có thể thấy hiện nay có quá nhiều các buổi họp mà bạn phải tham gia và nếu không ghi lại cẩn thận thì sau này có thể gây ra nhầm lẫn không đáng có.
Người tham dự
Trong danh sách khách mời mà có bất kỳ ai đến tham dự thì bạn đều phải ghi lại. DĨ nhiên bạn không thể ghi hết họ tên của từng người được vì nó sẽ mất rất nhiều thời gian. Bạn chỉ cần ghi tổng số, chia các nhóm nhỏ thành khách mời, ban giám khảo, nhà tài trợ, ban tổ chức… Chính việc này sẽ giúp bạn thống kê được dễ dàng hơn
Bạn đọc vui lòng tham khảo bài viết có mấy nhóm khách hàng của doanh nghiệp
Cảm ơn các nhà tài trợ và nhà đồng hành
Nhiều lúc bạn sẽ phải viết recap cho cả một chương trình marketing lớn. Và đối với mỗi chương trình marketing nào thì nhà tài trợ đều là những thành phần quan trọng, Nhờ có họ mà chương trình mới có thể tiến hành được trọn vẹn nhất. Chính vì vậy mà bạn phải có sự chăm sóc đặc biệt hơn cho họ. Trong bản recap marketing thì bạn nên cảm ơn họ vì đã giúp đỡ cho chương trình.
Ảnh chụp, ấn phẩm truyền thông
Recap trong marketing nhưng lại chỉ toàn chữ là chữ sẽ gây ra sự nhàm chán khi đọc. CHính vì vậy mà trong một bản recap marketing thì bạn nên chụp lại những chi tiết khoảnh khắc mà bạn cho là đắt giá xuyên suốt chương trình.
Cần chuẩn bị những gì để recap trong marketing
Vậy chuẩn bị recap trong marketing là gì?
- Trước khi bắt tay vào việc recap trong marketing thì bạn cần phải tìm hiểu kỹ về recap trong marketing là gì , biết rõ bạn cần phải làm những gì.
- Tiếp đến là những thông tin cơ bản bạn cũng cần nắm rõ để có thể tránh những bất cập có thể xảy ra
- Ngoài ra để recap trong marketing có thể diễn ra thuận lợi thì bạn nên nắm các thông tin liên lạc chủ chốt phòng trừ trường hợp có khó khăn xảy ra thì bạn có thể liên lạc được với họ để xin trợ giúp
Công tác thực hiện sau khi recap marketing
Recap trong marketing không chỉ dừng lại ở trong buổi họp. Nhiều bạn nghĩ rằng kết thúc buổi họp là công việc của mình xong rồi. Thực tế thì nó vẫn chưa hoàn thành. Vậy công tác cần thực hiện sau khi recap trong marketing là gì?
Thứ nhất không thể chắc chắn rằng bạn đã viết recap một cách hoàn chỉnh, vì có thể trong buổi họp đó có quá nhiều thông tin và dĩ nhiên nó khiến cho bạn bị quá tải thông tin, các ý trong recap bị viết lộn xộn. Thì việc của bạn sau khi buổi họp kết thúc là hệ thống và chỉnh sửa lại bản recap .
Khi đã có bản recap trong marketing hoàn chỉnh rồi thì bạn phải gửi cho các bên liên quan để họ có thể nắm bắt được các ý chính của công việc.
Những kỹ năng sau cần có khi thực hiện recap trong marketing
Nhiều người cho rằng recap chỉ đơn giản là đi họp rồi viết lại mà thôi. Nhưng không đơn thuần chỉ là tường thuật lại nội dung. Như vậy những kỹ năng cần có khi thực hiện recap trong marketing là gì?
Khả năng quan sát và lắng nghe
Có thể nói đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Và nó thậm chí không chỉ dành cho những ai làm trong lĩnh vực marketing, mà còn dành cho hầu hết nhân viên các cấp.
Thứ nhất, với khả năng quan sát thì bạn có thể dễ dàng theo sát tiến độ và tình hình cả buổi họp. Việc quan sát ở đây là xem ai đang trình bày, thái độ và sắc mặt họ ra sao từ đó có những tương tác và ghi chú thích hợp.
Thứ hai, với khả năng lắng nghe thì có thể trong buổi họp không phải ai cũng nói giống nhau cùng chất giọng như nhau. Chính vì vậy mà dù chất giọng trầm bổng khác nhau, vùng miền đa dạng, tốc độ nhanh chậm… bạn đều phải cố gắng nắm bắt sau đó ghi lại những từ khóa, nội dung chính của người nói.
Và dĩ nhiên bạn cần phải linh hoạt kết hợp cả hai kĩ năng này với nhau để đảm bảo recap trong marketing được chuyên nghiệp nhất
Tổng hợp và khái quát hóa
Việc recap trong marketing không hề đơn giản vì người nói thì họ có thể trình bày những gì họ nghĩ. Nhưng bạn thì không bạn cần phải viết theo họ.
Bạn phải nghe cả câu, cả đoạn trình bày của họ bạn mới có thể viết lại được những nội dung chính. Đôi khi ngược lại như thế. Bạn sẽ nghe một vài chi tiết của họ, sau đó khái quát hóa lên luận điểm, thông điệp chính mà họ muốn truyền tải. Bạn sẽ không thể nào viết nhanh như nói, càng không thể viết lại 100% những gì người khác đã trình bày. Vì thế, việc trang bị cho mình kỹ năng tổng hợp và khái quát khóa là vô cùng cần thiết.
Trình bày và tổ chức thông tin
Bạn cần phải trình bày cũng như sắp xếp thông tin trong văn bản một cách bài bản và có hệ thống để mọi người dễ dàng nắm bắt. Trình bày khoa học là điều vô cùng quan trọng. Một văn bản chuẩn là một văn bản có đầy đủ các phần mở – thân – kết và các nội dung cần liên kết với nhau một cách chặt chẽ. Bạn phải biết cách sắp xếp các thông tin theo quy chuẩn, theo thứ tự ưu tiên để người đọc không phải mất nhiều thời gian trong việc tiếp nhận thông tin. Từ đó, recap trong marketing mà bạn viết mới thực sự phát huy được hết hiệu quả.
Trên đây là những thông tin cần thiết dành cho bạn khi sắp phải làm recap trong marketing nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm. Đây là một kĩ năng quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Hi vọng bài viết trên đã phần nào giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích phục vụ cho công việc của mình.
Bạn đọc vui lòng tham khảo thêm bài viết về học marketing để có thêm các kiến thức mới nhất về marketing.